Jak efektivně koordinovat aktivity ve společnosti?

11. 08. 2015 Alena Szydlowská

Ve větších společnostech již nestačí telefon a předávání dokumentů v papírové podobě. Modul Firemní aktivity v systému Helios Orange Vám umožní velmi snadno nahradit jak telefon, tak také papírové podklady, které není možné najít zrovna ve chvíli, kdy je nejvíce potřebujete.

Firemní aktivity Vám pomohou nahradit telefon i papírové podklady

Buďme ale konkrétnější. Právě se vracíte z důležitého jednání, na papíře spousta poznámek, hlava plná starostí komu předat úkoly, které z jednání vyplynuly, navíc už teď víte, že na splnění všech těch úkolů nebude stačit jen jeden člověk. To Vás bude stát spoustu času, který však nemáte. Než všechny obtelefonujete, se všemi se sejdete, předáte jim informace, které máte jenom Vy, strašná představa, že? Tady řešení telefon a kopírka opravdu pokulhává, dovolím si napsat, nestačí. A to je teprve začátek, při řešení úkolů vyvstanou další dotazy, budete muset zainteresované lidi kontrolovat, no to se ještě zapotíte s telefonem u ucha a papíry v ruce. Nebo snad zvolíte námi navrhované řešení?

Firemní aktivity

V námi navrhovaném řešení, tedy Firemních aktivitách v IS Helios Orange, vše výše popisované znamená pouze sednout si na chvíli k počítači a vytvořit aktivitu – zápis z jednání. Zapište s jakou firmou a člověkem bylo jednáno a neomezujte se jen na jména, ale přidejte i kontakty, o čem jste jednali a s jakým výsledkem. Pokud z jednání vyplývají úkoly, které je potřeba řešit, sepište je a rozdělte mezi zaměstnance. Přidělte termíny, kdy mají být úkoly splněny, přiložte dokumenty, které budou potřeba při jejich řešení popř. i smlouvy. Řeknete si, to mám v hlavě a smlouvy v šanonu, tedy na papíře, zápis do počítače jen zdržuje, ale zkuste číst dál.

Máte zapsáno? Tím Vaše práce končí a nyní již budete zadanou práci jen kontrolovat, protože to co bylo zapsáno, mají k dispozici všichni uživatelé a ze zadaných úkolů je jasně patrné, kdo a co má vlastně dělat a kdy má být hotovo. Takže žádné obtelefonování a vysvětlování, vše je jasné a pokud je třeba něco upřesnit, stačí najít kontakt na zodpovědného člověka a dořešit nejasnosti. Modul spolupracuje také s MS Outlook, takže je možné poslat pozvánky na jednání, načíst a synchronizovat kalendář, odeslat emaily nebo naopak načíst emaily, které chcete připojit k zadané aktivitě.

Získáte přehled nad Vašimi obchodníky

Nyní už jen kontrolujete plnění zadaných úkolů a vše máte přehledně uložené na jednom místě. Podíváte-li se poté na konkrétní aktivitu, uvidíte, které z úkolů jsou již splněny, jak dlouho jejich plnění trvalo, na kterých se již začalo pracovat a na kterých ještě ne. Máte tedy rychlý přehled o stavu plnění aktivity a prostor do plnění úkolů zasáhnout – předat nezapočatý úkol jinému pracovníkovi, navýšit počet zainteresovaných lidí, informovat zadavatele, posunout termín splnění apod.

Jak se Vám líbí navrhované řešení? Věřím, že ano, a to ještě nevíte, že aktivity nemusíte sdílet se všemi uživateli, někdy to ani není žádoucí. Je možné je zadat tak, aby je viděli pouze konkrétní Vámi vybraní uživatelé. Jistě také není k zahození, že ze splněných úkolů je možné vygenerovat podklady pro fakturaci, na základě kterých v modulu Fakturace v IS Helios Orange fakturu vystavíte.

Pokud Vás naše řešení zaujalo, neváhejte nás kontaktovat na telefonním čísle +420 588 288 481.