Jak efektivně koordinovat aktivity ve společnosti?

11. 08. 2015 Alena Szydlowská

Ve větších společnostech již nestačí telefon a předávání dokumentů v papírové podobě. Modul Firemní aktivity v systému Helios Orange Vám umožní velmi snadno nahradit jak telefon, tak také papírové podklady, které není možné najít zrovna ve chvíli, kdy je nejvíce potřebujete.

Pryč jsou doby telefonů u ucha a tužky v ruce

Firemní aktivity Vám pomohou nahradit telefon i papírové podklady

Buďme ale konkrétnější. Právě se vracíte z důležitého jednání, na papíře spousta poznámek, hlava plná starostí komu předat úkoly, které z jednání vyplynuly, navíc už teď víte, že na splnění všech těch úkolů nebude stačit jen jeden člověk. To Vás bude stát spoustu času, který však nemáte. Než všechny obtelefonujete, se všemi se sejdete, předáte jim informace, které máte jenom Vy, strašná představa, že? Tady řešení telefon a kopírka opravdu pokulhává, dovolím si napsat, nestačí. A to je teprve začátek, při řešení úkolů vyvstanou další dotazy, budete muset zainteresované lidi kontrolovat, no to se ještě zapotíte s telefonem u ucha a papíry v ruce. Nebo snad zvolíte námi navrhované řešení?

Firemní aktivity

V námi navrhovaném řešení, tedy Firemních aktivitách v IS Helios Orange, vše výše popisované znamená pouze sednout si na chvíli k počítači a vytvořit aktivitu – zápis z jednání. Zapište s jakou firmou a člověkem bylo jednáno a neomezujte se jen na jména, ale přidejte i kontakty, o čem jste jednali a s jakým výsledkem. Pokud z jednání vyplývají úkoly, které je potřeba řešit, sepište je a rozdělte mezi zaměstnance. Přidělte termíny, kdy mají být úkoly splněny, přiložte dokumenty, které budou potřeba při jejich řešení popř. i smlouvy. Řeknete si, to mám v hlavě a smlouvy v šanonu, tedy na papíře, zápis do počítače jen zdržuje, ale zkuste číst dál.

Máte zapsáno? Tím Vaše práce končí a nyní již budete zadanou práci jen kontrolovat, protože to co bylo zapsáno, mají k dispozici všichni uživatelé a ze zadaných úkolů je jasně patrné, kdo a co má vlastně dělat a kdy má být hotovo. Takže žádné obtelefonování a vysvětlování, vše je jasné a pokud je třeba něco upřesnit, stačí najít kontakt na zodpovědného člověka a dořešit nejasnosti. Modul spolupracuje také s MS Outlook, takže je možné poslat pozvánky na jednání, načíst a synchronizovat kalendář, odeslat emaily nebo naopak načíst emaily, které chcete připojit k zadané aktivitě.

Přehled nad obchodníky

Získáte přehled nad Vašimi obchodníky

Nyní už jen kontrolujete plnění zadaných úkolů a vše máte přehledně uložené na jednom místě. Podíváte-li se poté na konkrétní aktivitu, uvidíte, které z úkolů jsou již splněny, jak dlouho jejich plnění trvalo, na kterých se již začalo pracovat a na kterých ještě ne. Máte tedy rychlý přehled o stavu plnění aktivity a prostor do plnění úkolů zasáhnout – předat nezapočatý úkol jinému pracovníkovi, navýšit počet zainteresovaných lidí, informovat zadavatele, posunout termín splnění apod.

Jak se Vám líbí navrhované řešení? Věřím, že ano, a to ještě nevíte, že aktivity nemusíte sdílet se všemi uživateli, někdy to ani není žádoucí. Je možné je zadat tak, aby je viděli pouze konkrétní Vámi vybraní uživatelé. Jistě také není k zahození, že ze splněných úkolů je možné vygenerovat podklady pro fakturaci, na základě kterých v modulu Fakturace v IS Helios Orange fakturu vystavíte.

Pokud Vás naše řešení zaujalo, neváhejte nás kontaktovat na telefonním čísle +420 588 288 481.




Mohlo by Vás dále zajímat

Přehled o reklamacích

QMS – Reklamace

2. 06. 2016

Dovolím si konstatovat, že tato oblast se týká společností všech typů. Každá firma potřebuje mít přehled o reklamacích, jejich četnosti, oprávněnosti či průběhu řešení. Oblast v IS Helios Orange řeší reklamace odběratelské i dodavatelské (samostatné agendy), …

Pokračovat ve čtení

Představujeme vám naši novou cloudovou aplikaci DATAMIX Evidence naměřených hodnot

25. 05. 2021

Cloudová aplikace DATAMIX Evidence naměřených hodnot je určena pro galvanovny, chemické provozy a továrny, které chtějí zavést evidenci naměřených hodnot (chemických dat) z nádrží, van, přístrojů a dalších zařízení. Klíčové funkce aplikace DATAMIX Evidence naměřených …

Pokračovat ve čtení

Dokončení implementace systému Helios Orange pro společnost COLOR-OPTIK

Dokončení implementace systému Helios Orange pro společnost COLOR-OPTIK

14. 06. 2018

Společnost COLOR – OPTIK s r.o. je velkoobchod a přední distributor produktů pro oční optiky s působností na českém i slovenském trhu. COLOR – OPTIK je již několik let naším zákazníkem a v létě 2017 se …

Pokračovat ve čtení

to much work

Co personalistům a účetním usnadní práci

22. 05. 2015

V oblastech personalistiky a účetnictví mají velké firmy již jasno, nechybí v nich tato specializovaná oddělení na práci s lidskými zdroji a disponují kvalifikovaným profesionálním personálem. V jedné oblasti ještě ale bývají mezery. Kde se …

Pokračovat ve čtení

QMS - Řízení nabídek a poptávek

QMS – Řízení nabídek a poptávek

30. 07. 2016

Nastává u Vás ve společnosti situace, kdy obchodník přehlédne poptávku od zákazníka? O co v tomto případě přicházíte? V tom lepším případě „pouze“ o nový obchodní případ, který by mohl na základě poptávky vzniknout, ale v tom horším, …

Pokračovat ve čtení

Systémová podpora postavička dolar

Proč platit maintenance aneb výhody systémové podpory

28. 02. 2017

Platba maintenace byla a je jedním z nejdiskutovanějších témat mezi zákazníky. V dnešní době již málokterý software nemá jako součást pořizovací ceny právě tuto složku. Maintenance neboli systémová podpora je prostě nedílnou součástí prodeje a není možné …

Pokračovat ve čtení

Další články najdete zde

logo Datamix Solutions s.r.o.