Zásadní ingredience úspěšné implementace informačního systému

16. 04. 2021 Tomáš Szydlowski

Každý, kdo implementoval informační systém ví, jak složitý je tento proces a jak spletité jsou cesty od  představy až po realizaci. Víme také, jak moc se v některých případech liší představa od výsledné skutečnosti. V tomto článku se zaměříme na 3 klíčové ingredience doprovázející prakticky každou úspěšnou implementaci ERP systému.

Ingredience # 1 – produkt (informační systém)

Samotný informační systém, v našem případě Helios Orange, je produkt jako každý jiný. Má svého výrobce, historii, konkurenci a uživatele.

Jedna z prvních věcí je, že si vybíráte informační systém z konkrétní třídy. V našem případě je to třída označovaná jako SMB – segment trhu malých a středních společností. Ze zaměření a nastavení systému Helios Orange je zřejmé, že je přizpůsoben právě tomuto segmentu a hodí se sem ze své podstaty nejlépe.

Co je s produktem neodmyslitelně spojeno je jeho funkčnost, oblasti, které pokrývá, a určitá forma přístupu k uživatelům. Helios Orange, podobně jako ostatní produkty ze stejné třídy, nabízí velmi vysokou míru přizpůsobení a z tohoto pramení, že se nejedná o „krabicový“ produkt, který si můžete koupit, nainstalovat a začít používat. S produktem typu Helios Orange je spojeno určité množství práce: implementace, nastavení, které změní a upraví výslednou podobu systému vůči firemním procesům a potřebám, a v neposlední řadě také zaškolení uživatelů. Ve výsledku, v kontextu s definovanými cíli implementace, musíte dojít k lépe využitelnému systému, než s přednastaveným „krabicovým“, který si kupujete tak jak je, tedy bez možnosti přizpůsobení. Nutnost přizpůsobení vnímáme ze strany dodavatele jako zlomový bod, jestli je pro Vás tento typ informačního systému vhodný. Nemá smysl, a často to vyjde najevo již v samotném začátku obchodního případu, používat „kanón na vrabce“.

Co se týče pojetí produktu a konkurence – když se zamyslíte a představíte si, že budete výrobcem informačního systému, určitě velmi brzy zjistíte, že cokoliv dobrého se objeví v konkurenčním produktu, musíte i Vy brzy zahrnout do svého řešení. Tedy jednotlivé produkty ze stejné třídy se časem funkcionálně vyrovnávají. Tento rys můžete sledovat např. nad jednotlivými oblastmi, které každý informační systém pokrývá. Snad neexistuje úspěšný informační systém, který by nenabízel pokrytí stejných oblastí, jako např. účetnictví, mzdy a personalistika, výroba, obchod, sklady apod. Je pravda, že každý produkt může uchopit danou oblast různě, ale obsahově jsou produkty dané třídy vyrovnané.

Nás těší, že Helios Orange je z pohledu rozšířenosti mezi zákazníky prakticky nejúspěšnější informační systém ve své třídě v České republice. S tím souvisí i množství konzultantů a rozsáhlost partnerské sítě, tedy počet firem, kterou jsou schopné úspěšně zvládnout implementaci tohoto informačního systému. Zákazník navíc získává výhodu, má možnost volby mezi jednotlivými dodavateli. Toto je klíčové, protože informační systém si zpravidla nepořizujete na krátkou dobu a chcete proto spolehlivého, dlouhodobě udržitelného, kvalitně vyškoleného partnera, dodavatele informačního systému.

• Závěr pro první ingredienci úspěšné implementace je ten, že si musíte správně vybrat třídu informačních systémů. Můžete očekávat, že v této třídě jsou si jednotlivé produkty funkcionálně velmi podobné. Rozdíly jsou v množství a kvalitě konzultantů a firem, které zvládají implementaci, počtu dosavadních zákazníků, kvalitě hot-line, servisu a podpory produktu.

Ingredience # 2 – implementátor informačního systému

Implementátor informačního systému je především dlouhodobý partner, který Vás bude provázet nejen na začátku, ale i během celého období, po které budete informační systém používat.

Kvalitu implementátora je zpočátku těžké z pohledu kupujícího rozpoznat. Je obrovskou výhodou, když máte možnost implementátora bez dramatických dopadů vyměnit a ponechat si již naimplementovaný informační systém. Tato vlastnost prostředí (existuje silná skupina implementátorů) nutí každého implementátora z dané skupiny v rámci jednoho produktu k profilaci a zaujetí místa na trhu, ve kterém on hraje prim. Ptejte se na to, v čem je implementátor nejlepší, s čím vším a jak je schopen Vám reálně pomoci.

Klíčoví jsou zde především lidé, tzn. konzultanti, programátoři a vedoucí projektů. Důležitou vlastností, která je v první fázi skrytá za bezvadným vystoupením obchodníka a líbivou prezentací, jsou vnitropodnikové procesy na straně implementátora, které zajišťují sběr Vašich požadavků, tzv. hot-line. Reakční doba na jednotlivé požadavky, nejenom v čase implementace, ale zvláště po ní, se stane jednou z klíčových oblastí spokojenosti či nespokojenosti s užíváním informačního systému.

Další otázkou je vytváření dokumentace k těm částem informačního systému, které jsou Vám upraveny na míru. Ptáte se proč? Během implementace jsou sice všichni uživatelé odborně proškoleni, ale během užívání tyto znalosti různě kolísají. Co teprve, když přijmete nové zaměstnance? V tu chvíli oceníte kvalitní a dostupnou dokumentaci k Vašemu projektu.

Reference jsou vodítkem, jak se zorientovat v osobě implementátora na první pohled. Pracuje pro podobné firmy, jako jsme my? Je ochoten zprostředkovat referenční návštěvu, předat kontakty, hraje otevřeně a fér? Zavolejte k jeho zákazníkům, poptejte se, nechte si uvést doporučení, ale i slabé stránky. Informační systém přeci nekupujete každý rok a celá implementace představuje značné zatížení běžného chodu firmy, proč se tedy nezeptat již na začátku.

• Závěr ingredience jménem implementátor je jednoznačný: vybíráte dlouhodobého partnera, který Vám má být oporou. Má být dostatečně znalý, zkušený a pohotový v řešení nejen implementačních, ale i servisních požadavků. V neposlední řadě musí být kvalitní i po stránce lidské a osobnostní.

Ingredience # 3 – lidé spojení s implementací ve Vaší firmě (uživatelé informačního systému)

Poslední ingredience není o nic méně důležitá než výše uvedené, ale proti předchozím dvěma záleží více na Vás. Pokud ve své firmě najdete člověka, který je tzv. tahounem implementace a je schopen zaštítit implementaci u Vás, máte z poloviny vyhráno.

K tomuto člověku byste měli přizvat tzv. garanty za klíčové oblasti, např. účetnictví, výrobu apod. Nabízí se zde např. výrobní ředitel, nicméně si musíte uvědomit, že vedoucí a ředitelé, zvláště ve výrobách, nedisponují potřebným množstvím času a proto nebývají vhodným kandidátem na pozici garanta.

Váš tým společně s implementačním týmem dodavatele tvoří výkonné jádro a hnací motor celé implementace. Nasazení informačního systému je proces poměrně složitý a jeho kvalita závisí na spoustě faktorů. Nejdůležitějším faktorem je kvalita lidí, kteří se na tomto procesu podílejí a precizní definice požadavků. Velký důraz je kladen na schopnost lidí společně dotáhnout věci do požadovaného stavu, zkrátka, že vše „dopadne“.

V každém případě by měli Vaši lidé definovat cíle implementace a jejich klíčové části. Nad těmito cíli se společně s implementátorem musí zvolit cesta a způsoby vyhodnocení splnění jednotlivých částí implementace. Např. jako součást pořízení nového ERP Helios Orange chcete pořídit i řízení skladů za pomoci čárových kódů a mobilních čteček. Cílem tohoto kroku má být podstatné zjednodušení zaměstnávání brigádníků v době tzv. špiček, kdy chcete zkrátit zaškolení úplně nového skladníka ve věci práce s ERP na 30 minut, místo předchozích x hodin. Tedy zjednodušíte agendu personálního posílení ve skladech v době, kdy to budete potřebovat, dále pak snížíte chybovost samotné expedice o předem definovaná procenta.

• Závěr této části směřuje k Vašim interním pracovníkům, kteří mají podstatný vliv na průběh a dopad celé implementace. Musíte jim vytvořit časový prostor pro zvládnutí implementace. V některých případech je z časových důvodů tato role ponechána implementátorovi, ale my se domníváme, že je vždy lepší, když najdete vhodné lidi i na Vaší straně. Celý průběh implementace jste pak schopni lépe kontrolovat, korigovat a řídit. Výběr vhodných osob je často velmi problematický a to, že někdo umí s počítačem by jej k tomu nemělo automaticky delegovat. Pracujeme v oblasti firemních procesů, zpracování dat a získávání informací.

Lidé, lidé, produkt

Závěrem, sečteno a podtrženo. Dvě skupiny lidí se starají o nasazení jednoho produktu. Znalosti, odbornost, organizovanost, systematičnost a elán obou skupin se výrazným způsobem podepíší na tom, jestli s informačním systémem bude Vaše firma růst, zda tento důležitý element řízení využijete s plným potenciálem nebo jenom z části.