20. 09. 2020
Tomáš Szydlowski
Téma řízeného skladu je velice specifické a může být vnímáno různými firmami odlišně. V tomto příspěvku se k této problematice dostáváme ze segmentu malých a středních e-shopových či obchodních firem, které využívají ke svému řízení ERP systém Helios Orange a nemají plnohodnotný systém pro řízení skladů neboli WMS (Werahouse Management System). Cílem tohoto příspěvku je uvést konkrétní praktické optimalizace, které například pro obchodní firmu s e-shopem mohou znamenat posun k lepšímu.
Z praxe potkáváme firmy, které rozjedou e-shop nebo obchodní činnost a v určitém bodě si pořídí nějaký informační systém, jehož součástí je agenda skladů. Dají se dělat příjemky, výdejky, inventury a vše je bezvadné. Jak jde čas a v případě, že se daří, místo jednoho skladníka je skladníků několik, počet objednávek a balíčků se zvyšuje a prakticky nikdo si ani nevšimne, kolik času zabere a je doslova promrháno mezi okamžikem zpracování objednávky a expedicí balíčků.
Firmy, o kterých se zde bavíme, jsou v bodu, kdy mají ustálený proces obsluhy skladů a vše působí dojmem, že kromě inventury není žádný problém. Při bližším pohledu se dá změřit, jak dlouho trvá předání prvotních dokumentů do skladů, na jejichž základě se teprve začnou ve skladu pohybovat skladníci a shánět požadované věci. Je překvapivé, že v dnešní době naleznete firmy, které např. začnou zpracovávat objednávku tím, že fakturační oddělení vystaví faktury, ty jednou za den naloží do auta a tento balík dokumentů je odvezen do skladů, kde dochází k jejich zpracování.
Optimalizace č. 1: Mírná optimalizace na úrovni zpracování objednávky
- Pokud to je možné, dokumenty na jejichž základě zpracováváte objednávku, tiskněte rovnou ve skladu – nepřevážejte je.
- Pokud je dokumentem pro skladníka připravená faktura, tak zde vznikne práce navíc v případě selhání skladu na jednotlivých položkách a budete muset fakturu předělávat.
- Pro mírné vylepšení výše popsaného stavu lze objednávky připravovat na základě jiného dokumentu, než faktura. Někde tomu říkají „chystejka“, jinde expediční seznam, picking list apod.
Porovnejte sami:
Fakturační oddělení vystaví stovku faktur na základě přijatých objednávek, tyto vytisknou a někdo je jednou za den doveze do skladů, kde se chystá expedice. Zatím neuvažujme o komplikaci se štítky pro dopravce. Během chystání ve skladu se zjistí, že osm objednávek nemůže být uspokojeno a k fakturantkám se tato informace dostane nejspíš až druhý den, ony reagují úpravou, stornem či dobropisováním faktur, možná dají vědět i zákazníkovi…
Díky našemu systému DataHub pro řízení skladů je vše jednodušší. Skladníkovi vytisknete přímo ve skladu seznam věcí, které má nachystat, přičemž tento seznam není složen z faktur. V případě, že něco na seznamu chybí, skladník to nahlásí (komu a jakou formou záleží na procesní a technologické úrovni firmy). Fakturační oddělení dostává informaci o tom, které objednávky se mohou fakturovat a tyto se vyfakturují.
Klíčová úspora zde vzniká na té úrovni, že se vystavují faktury až po informaci ze skladu. Tudíž faktura se vystaví 1x a dále se neupravuje, nestornuje, nedobropisuje z toho důvodu, že ve skladu nebyla požadovaná položka.
Optimalizace č. 2: Optimalizace řízení skladu na úrovni výměny potřebných dokumentů
Pokud se dostanete do fáze, kdy si uvědomíte, kolik času by bylo ušetřeno, kdyby informace mezi sklady a zbytkem firmy proudily automaticky a správně, tak naleznete oblast, kde můžete dělat malé krůčky s výrazným dopadem. Jinými slovy, pokud se zamyslíte, kolik času by vám provázání jednotlivých zařízení s informačním systémem pro řízení skladů ušetřilo na samotné expedici jednoho balíčku, tak jste na správné cestě. Jeden z našich zákazníků expeduje v průměru vyšší stovky balíčků denně a samotné nachystání jednoho balíčku mu v průměru trvalo 3-4 minuty. Tyto 3-4 minuty spotřebovala režie k tomu, aby byla k nachystanému balíčku dohledána správná faktura a štítek k dopravci.
Problém byl v tom, že v určitém okamžiku pracovník expedice musel hledat ve stovkách faktur a vytištěných štítků ty správné dokumenty pro konkrétní balíček. V případě automatizace této části, kdy jsme použili naše řešení DataHub pro řízení skladů, jsme tuto agendu zkrátili na deset sekund. Kolik zbytečné práce, mzdových nákladů a zmatků jsme tímto eliminovali, si umí každý spočítat.
Chcete pomoci optimalizovat váš sklad?
Každá firma se nachází ve své konkrétní situaci a fázi vývoje. Podle nás, tak jako každému sluší něco jiného, tak každá konkrétní firma bude přistupovat k řízení skladů po svém. My umíme nabídnout a dodat užitečná řešení, které eliminují chaos a zlepšují efektivitu. Smyslem tohoto článku není obsáhnout problematiku řízení skladů, ale přinést konkrétní podněty z praxe. Velmi nás těší, když můžeme přinést zlepšení, které má prokazatelné přínosy. Často se řešení skládá z drobných malých krůčků a je na každé firmě, čeho chce dosáhnout a jakým způsobem tam chce dojít.
Zašlete nám nezávazný dotaz → pomocí rychlého kontaktního formuláře.
Bližší informace k implementacím Helios Orange vám také ochotně poskytneme na telefonu +420 588 288 481 nebo e-mailu obchod@datamix.eu.
