Ztrácí se Vám důležité dokumenty k zakázkám?

7. 03. 2016 Alena Szydlowská

Potřebujete mít přehled o úspěšnosti obchodních případů potažmo zakázek? Zahoďte papírové složky a svoji dokumentaci k zakázkám převeďte do elektronické podoby. Ukládejte ji přímo do svého ERP systému. Využíváte Helios Orange nebo zvažujete změnu stávajícího IS? Potom doporučuji číst pečlivě dál

Spousta papírů a rozjíždí se kolotoč

Jistě to i u Vás vypadá přibližně takto: přišla Vám poptávka od zákazníka – emailem, poštou, telefonicky, založíte novou zakázku a k ní papírovou složku, do které máte v plánu přidávat všechny dokumenty, které se k dané zakázce budou vztahovat. Složku předáte zodpovědnému pracovníkovi a rozjíždí sekolotoč. Pošlete zákazníkovi nabídku, tomu se nelíbí, pošlete tedy novou, protože o zakázku opravdu stojíte. Tato nabídka už se zákazníkovi zamlouvá, shodli jste se i na termínu, přijde Vám tedy závazná objednávka materiálu a služeb. Kolik že už máte dokumentů ve Vaší složce?

Zakázka se rozjíždí a dostává se do fáze, kdy už nestačí jeden člověk na to, aby vyřídil vše potřebné. Složka je však stále jen jedna a už nyní se nedá tvrdit, že by byla prázdná. Nastal čas objednat materiál, zajistit pracovníky, domluvit časový harmonogram se zákazníkem, připravit a podepsat smlouvu. Vše je domluveno, připraveno a pracovníci vykonají svoji práci.Oddělení nákupu objedná na základě pracovníka zodpovědného za zakázku materiál. Materiál dorazí, skladníci jej převezmou a naskladní. Je také potřeba provést příslušnou související administrativu – předat dodací list, zadat do systému přijatou fakturu za materiál, nechat ji schválit, dát pokyn k zaplacení a včas uhradit. Ale vraťme se zpět k materiálu.

Máte v papírové složce skutečně všechny dokumenty k zakázce?

Nastal čas plnění zakázky, pracovníci si vyzvednou ze skladu potřebný materiál, odvezou jej na místo k zákazníkovi a provedou zde objednané práce. Vše je hotovo, zákazník si zkontroluje, zda je vše v pořádku a podepíše předávací protokol. A nyní se znovu ptám, kolik máte nyní dokumentů ve Vaší složce? A máte vůbec všechny dokumenty k zakázce? Nezůstal nějaký na oddělení nákupu, či dodací list ve skladu? Nebo snad ze všeho děláte kopie?

Předávací protokol dorazil podepsaný na firmu a nyní je potřeba zakázku vyfakturovat na základě dokladů dodaných odpovědným pracovníkem. Také je nutné pohlídat, zda byla vystavená faktura včas uhrazena. Bylo by také vhodné zjistit, jak moc byla zakázka pro Vás zisková a zda nepřekročila plánované náklady. Informace, s kolika nabídkami jste byli úspěšní, které zakázky Vám unikli a proč by také jistě nebyla k zahození, ale vraťme se zpět k naší zakázce a jejímu vyhodnocení. Řeknete žádný problém, máme přece papírovou složku a v ní všechny dokumenty potřebné k vyhodnocení! No jak myslíte, přeji Vám hodně úspěchů ve Vaší „detektivní práci“. Ale než se do ní pustíte, přečtěte si zbývající část článku, zabere Vám to jen chvilku.

Máte Helios Orange a Firemní aktivity? Tak je využijte. Místo papírové složky stačí založit do systému Helios Orange obchodní případ a přiložit sem všechny dokumenty, které Vám k němu dorazily (poštou, emailem či jako dokument vystavený V Helios Orange). Obchodní případ se bude postupně dostávat do dalších fází, tedy z poptávky a nabídky na uzavřenou smlouvu, vystavenou fakturu až po úspěšně ukončený obchodní případ (zakázku). Fáze si nastavíte dle Vašich potřeb, a nejen ty, ale i další parametry, podle kterých budete chtít vyhodnocovat.

Obchodnímu případu můžete také přidělit zakázku, nemusíte to dělat hned ve fázi poptávky, ale třeba až tehdy, kdy budete vědět, že Vaše nabídka uspěla a Vy budete zakázku realizovat. Oddělíte si tím obchodní případy, které budou pouze ve fázi poptávky či neúspěšné nabídky od těch, které budete opravdu realizovat.
Na základě zadání čísla zakázky do dokladů, které vystavujete v jiných modulech Helios Orange, máte možnost sledovat doklady k zakázce a také si je přiřadit k obchodnímu případu (vydaná objednávka, příjemka, výdejka, vydaná faktura atd.). S propojením do účetnictví je možné sledovat i náklady a ziskovost jednotlivých zakázek.

Vše tedy máte na jednom místě! Vždy přístupné pouze lidem, kteří mají mít přístup k těmto informacím, a také nedojde k tomu, že by někde v kanceláři zůstal na stole ležet důležitý dokument. Navíc se dají případné nepřiřazené dokumenty dohledat a přiřadit bez obíhání kanceláří Vaší firmy např. na základě zadané zakázky. Zmíním ještě bonus. Dle Vámi nastavených parametrů, např. fází obchodního případu, máte možnost sledovat aktuální stav zakázek a zpětně např. vyhodnotit důvody neúspěchu Vašich nabídek. Přehledy dokladů vystavených na zakázku či přehledy dokladů vystavených objednávajícím společnostem jsou samozřejmostí.

Pokud máte pocit, že by nastíněné řešení mohlo být pro Vás přínosné, obraťte se na společnost DATAMIX Solutions, která implementuje IS Helios Orange, pro získání dalších informací. Kontaktujte nás emailem na adrese: datamix@datamix.eu nebo telefonicky na čísle: +420 588 288 481