Ztrácí se Vám důležité dokumenty k zakázkám?

7. 03. 2016 Alena Szydlowská přečteno: 1 820x

Potřebujete mít přehled o úspěšnosti obchodních případů potažmo zakázek? Zahoďte papírové složky a svoji dokumentaci k zakázkám převeďte do elektronické podoby. Ukládejte ji přímo do svého ERP systému. Využíváte Helios Orange nebo zvažujete změnu stávajícího IS? Potom doporučuji číst pečlivě dál

Všude spousta papírů

Spousta papírů a rozjíždí se kolotoč

Jistě to i u Vás vypadá přibližně takto: přišla Vám poptávka od zákazníka – emailem, poštou, telefonicky, založíte novou zakázku a k ní papírovou složku, do které máte v plánu přidávat všechny dokumenty, které se k dané zakázce budou vztahovat. Složku předáte zodpovědnému pracovníkovi a rozjíždí sekolotoč. Pošlete zákazníkovi nabídku, tomu se nelíbí, pošlete tedy novou, protože o zakázku opravdu stojíte. Tato nabídka už se zákazníkovi zamlouvá, shodli jste se i na termínu, přijde Vám tedy závazná objednávka materiálu a služeb. Kolik že už máte dokumentů ve Vaší složce?

Zakázka se rozjíždí a dostává se do fáze, kdy už nestačí jeden člověk na to, aby vyřídil vše potřebné. Složka je však stále jen jedna a už nyní se nedá tvrdit, že by byla prázdná. Nastal čas objednat materiál, zajistit pracovníky, domluvit časový harmonogram se zákazníkem, připravit a podepsat smlouvu. Vše je domluveno, připraveno a pracovníci vykonají svoji práci.Oddělení nákupu objedná na základě pracovníka zodpovědného za zakázku materiál. Materiál dorazí, skladníci jej převezmou a naskladní. Je také potřeba provést příslušnou související administrativu – předat dodací list, zadat do systému přijatou fakturu za materiál, nechat ji schválit, dát pokyn k zaplacení a včas uhradit. Ale vraťme se zpět k materiálu.

Máte všechny dokumenty ve složce?

Máte v papírové složce skutečně všechny dokumenty k zakázce?

Nastal čas plnění zakázky, pracovníci si vyzvednou ze skladu potřebný materiál, odvezou jej na místo k zákazníkovi a provedou zde objednané práce. Vše je hotovo, zákazník si zkontroluje, zda je vše v pořádku a podepíše předávací protokol. A nyní se znovu ptám, kolik máte nyní dokumentů ve Vaší složce? A máte vůbec všechny dokumenty k zakázce? Nezůstal nějaký na oddělení nákupu, či dodací list ve skladu? Nebo snad ze všeho děláte kopie?

Předávací protokol dorazil podepsaný na firmu a nyní je potřeba zakázku vyfakturovat na základě dokladů dodaných odpovědným pracovníkem. Také je nutné pohlídat, zda byla vystavená faktura včas uhrazena. Bylo by také vhodné zjistit, jak moc byla zakázka pro Vás zisková a zda nepřekročila plánované náklady. Informace, s kolika nabídkami jste byli úspěšní, které zakázky Vám unikli a proč by také jistě nebyla k zahození, ale vraťme se zpět k naší zakázce a jejímu vyhodnocení. Řeknete žádný problém, máme přece papírovou složku a v ní všechny dokumenty potřebné k vyhodnocení! No jak myslíte, přeji Vám hodně úspěchů ve Vaší „detektivní práci“. Ale než se do ní pustíte, přečtěte si zbývající část článku, zabere Vám to jen chvilku.

Máte Helios Orange a Firemní aktivity? Tak je využijte. Místo papírové složky stačí založit do systému Helios Orange obchodní případ a přiložit sem všechny dokumenty, které Vám k němu dorazily (poštou, emailem či jako dokument vystavený V Helios Orange). Obchodní případ se bude postupně dostávat do dalších fází, tedy z poptávky a nabídky na uzavřenou smlouvu, vystavenou fakturu až po úspěšně ukončený obchodní případ (zakázku). Fáze si nastavíte dle Vašich potřeb, a nejen ty, ale i další parametry, podle kterých budete chtít vyhodnocovat.

Obchodnímu případu můžete také přidělit zakázku, nemusíte to dělat hned ve fázi poptávky, ale třeba až tehdy, kdy budete vědět, že Vaše nabídka uspěla a Vy budete zakázku realizovat. Oddělíte si tím obchodní případy, které budou pouze ve fázi poptávky či neúspěšné nabídky od těch, které budete opravdu realizovat.
Na základě zadání čísla zakázky do dokladů, které vystavujete v jiných modulech Helios Orange, máte možnost sledovat doklady k zakázce a také si je přiřadit k obchodnímu případu (vydaná objednávka, příjemka, výdejka, vydaná faktura atd.). S propojením do účetnictví je možné sledovat i náklady a ziskovost jednotlivých zakázek.

Vše tedy máte na jednom místě! Vždy přístupné pouze lidem, kteří mají mít přístup k těmto informacím, a také nedojde k tomu, že by někde v kanceláři zůstal na stole ležet důležitý dokument. Navíc se dají případné nepřiřazené dokumenty dohledat a přiřadit bez obíhání kanceláří Vaší firmy např. na základě zadané zakázky. Zmíním ještě bonus. Dle Vámi nastavených parametrů, např. fází obchodního případu, máte možnost sledovat aktuální stav zakázek a zpětně např. vyhodnotit důvody neúspěchu Vašich nabídek. Přehledy dokladů vystavených na zakázku či přehledy dokladů vystavených objednávajícím společnostem jsou samozřejmostí.

Pokud máte pocit, že by nastíněné řešení mohlo být pro Vás přínosné, obraťte se na společnost DATAMIX Solutions, která implementuje IS Helios Orange, pro získání dalších informací. Kontaktujte nás emailem na adrese: datamix@datamix.eu nebo telefonicky na čísle: +420 588 288 481


Mohlo by Vás dále zajímat

Trasování výrobních čísel
17. 06. 2016

Vaši zákazníci požadují prokázat původ materiálu použitého na výrobek? Potřebujete sledovat cestu svého výrobku přesněji, tedy od nákupu materiálu přes sklady a výrobu až ke konečné distribuci z Vaší firmy? Pracujete s výrobními čísly? Pokud Vaše odpověď …

  |    |    |    |    |  

Fakturace snadno a rychle
18. 09. 2015

Každý z nás už si určitě někdy položil otázku jak si zjednodušit rutinní administrativní činnosti jako je například pravidelné vystavování faktur. Jak si tento proces urychlit, zefektivnit a navíc snížit možnou chybovost na minimum? Odpovědí …

  |    |  

Vedete docházku a objednávky prací v excelu? Zadáváte mzdy ručně?
14. 01. 2016

Nemáte žádný docházkový systém? Potřebujete mít přehled, na čem Vaši zaměstnanci pracují, a nechcete, aby jim zadávání trvalo spoustu času? Jezdíte pracovat k zákazníkům a potřebujete mít podklad pro fakturaci materiálu a služeb? Máte Helios Orange? …

  |    |    |  

Rozjíždíme spolupráci se společností SkiResort Live
19. 04. 2020

Náš produkt DATAMIX Rent si v současné době vybrala firma SkiResort Live, největší provozovatel lyžařských areálů v Česku. Tato firma je zároveň také poskytovatelem služeb s garancí kvality, jako jsou lyžařské školy, ski servis a půjčovny vybavení. Společnost …

  |    |  

Novinky verze 2.65 aplikace IBR/DATAMIX Rent
28. 08. 2019

Přinášíme opět výčet zajímavých novinek v naší moderní aplikaci DATAMIX Rent určené pro půjčovny sportovního vybavení, strojů, zdravotních pomůcek, lyžařských škol. Do nové sezóny 2019 přinášíme tyto novinky: Nový způsob přeskladnění – vynikající pomůcka pro …

  |    |  

QMS – Řízení auditů, neshody
6. 06. 2016

V dnešní době se bez systému řízení kvality neobejde žádná společnost, všechny společnosti prochází pravidelnými interními a externími audity, ze kterých plynou neshody a následná nápravná opatření, které je potřeba vyřešit a také jim preventivním opatřením …

  |    |    |    |  

Další články v blogu

zavolejte nám
+420 588 288 481
nebo napište nezávazný dotaz →