Vedete docházku a objednávky prací v excelu? Zadáváte mzdy ručně?

14. 01. 2016 Alena Szydlowská

Nemáte žádný docházkový systém? Potřebujete mít přehled, na čem Vaši zaměstnanci pracují, a nechcete, aby jim zadávání trvalo spoustu času? Jezdíte pracovat k zákazníkům a potřebujete mít podklad pro fakturaci materiálu a služeb? Máte Helios Orange? Máme pro Vás řešení.

Jak jednoduše evidovat práci a nepřítomnost a to jak pro THP, tak i pro dělníky?

Řešením je Evidence práce, která kombinuje způsob zadávání dat jako záznamů do evidence práce pro THP a generování záznamů z Pracovních výkazů, tedy vykázané práce zaměstnanců. Obejde se bez duplicitního zadávání, poprvé vykázaná práce v pracovních výkazech pro fakturaci zákazníkům a podruhé evidence odpracovaných hodin v evidenci práce.

Jak to tedy funguje

Zadání práce pro THP se provádí přímo v Evidenci práce formou záznamů, které jsou evidovány na střediska. Záznamy jsou podle zvoleného typu navázány na mzdové složky. Možnosti při zadávání, které evidence nabízí, jsou kopie a hromadné generování záznamů. Generování záznamů značně zjednoduší práci, protože je možné zadat odpracovanou dobu, dovolenou či jinou nepřítomnost na několik dní nebo dokonce celý měsíc najednou. V případě, že je potřeba zadat docházku zaměstnancům, kteří vyrážejí do terénu, není nic jednoduššího, než vyplnit jejich práci do pracovního výkazu a na základě něj jsou automaticky založeny příslušné záznamy do Evidence práce. Doplníte pouze ty záznamy, které nejsou vykázány v Pracovním výkazu.

Evidence práce
Generování evidence práce

Tisk pracovního listu a přenos údajů do mezd

Jak to probíhá u Vás nyní? Zaměstnanci si vyplní evidenci práce za celý měsíc, vytisknou ji, a mzdová účetní přepíše údaje z papírových podkladů do mezd? V námi navrhnutém řešení si jednoduše vytisknete evidenci práce – pracovní list zaměstnanců a založíte si jej. Data z Evidence práce jsou naimportována na pár kliknutí automaticky do příslušných mzdových složek používaných ve výpočtu. Zároveň je zajištěno, aby zdrojová data, která již byla naimportována do mezd, nebylo možné jakkoliv změnit.

Zákazník si objednal práci – zaměstnanci vyráží na cesty…

Pracovní výkaz
Ukázka pracovního výkazu

Objednávka od zákazníka byla přijata. Na jejím základě vytvoříte Pracovní výkaz, který můžete vytisknout a nechat po odvedení práce podepsat zákazníkem jako potvrzení o převzetí práce. K vytvoření pracovních výkazů, které jsou opakujícího se typu, je možné použít šablony. Šablona není nic jiného, než dopředu vytvořený seznam materiálu případně služeb. Jedná se o materiál, který bude potřeba na pracovní úkon a o služby, které budou pravděpodobně fakturovány. Další položky je možné přidat při vytváření konkrétního pracovního výkazu. Všechny položky materiálu a služeb jsou vybírány ze skladu. Pracovní výkazy jsou opět, stejně jako evidence práce navázány na střediska.

Zaměstnanci se vrací s podepsaným pracovním výkazem

Nyní už stačí sladit plán se skutečností v oblasti materiálu a služeb a doplnit, kolik který pracovník odpracoval hodin. Jakmile vyplníte odpracované hodiny jednotlivých pracovníků, je vytvořen záznam do Evidence práce – docházkové části. Docházková část neslouží pouze jako přehled odpracovaných hodin, ale nese také informace o tom, kdy a kde se co dělalo. Na základě těchto informací máte možnost si dohledat historii prací.

Fakturace a záznamy na skladech

Abychom se vyhnuli lidské chybě, rozhodli jsme se zautomatizovat tvorbu výdejky materiálu a vytváření vydané faktury. Jak bylo uvedeno výše, položky do pracovních výkazů jsou navázány přímo na sklad a to jak materiálu, tak i služeb. Není tedy nic jednoduššího, jakmile jsou hodnoty v pracovním výkazu sladěny se skutečností, kliknout na Generovat výdejku a výdej materiálu je proveden. Na uživateli je pouze výběr řady, do které bude výdejka vytvořena. Generovat fakturu – stejný princip, zase je nutné vybrat řadu dokladů. Navíc máme zabudovánu kontrolu, která neumožní vygenerovat výdejku či fakturu podruhé a dokonce při pokusu o další generování nejen napíše upozorňovací hlášku, ale již vytvořenou fakturu či výdejku zobrazí na obrazovce.:

Propojení související s problematikou objednávek prací, evidencí práce a mzdovou oblastí
Takto vypadá zjednodušeně propojení související s problematikou objednávek prací, evidencí práce a mzdovou oblastí

Inspirovalo Vás navrhované řešení pro vykazování odpracované doby?
Kontaktujte společnost DATAMIX na telefonním čísle +420 588 288 481 či na e-mailu datamix@datamix.eu.




Mohlo by Vás dále zajímat

CRM v Helios Orange - řízení obchodních procesů

CRM v Helios Orange – řízení obchodních procesů

7. 03. 2019

Řízení obchodní procesů v ERP Helios Orange edice iNuvio. Kde může být CRM pro firmu užitečné? Identifikuje potenciální zákazníky Umožňuje získávat, třídit a využívat informace o zákaznících Zpřehledňuje komunikaci mezi firmou a klientem Pomáhá zefektivnit …

Pokračovat ve čtení

seminář Helios Orange

Seminář Helios Orange

8. 07. 2016

Vážení obchodní partneři, bylo nám nesmírnou ctí se s Vámi sejít na čtvrtečním semináři Helios Orange pořádaný společností DATAMIX Solutions, s.r.o. Seminář se konal v areálu Vědeckotechnickém parku UP v Olomouci. Celý den proběhl ve velmi příjemné a uvolněné …

Pokračovat ve čtení

Saldo nad prvotními doklady v IS Helios Orange

Saldo nad prvotními doklady

27. 10. 2015

V modulu fakturace systému Helios Orange se objevila nová funkcionalita s názvem Saldo nad prvotními doklady, která umožňuje aktivně pracovat a sledovat saldo pohledávek a závazků přímo z evidence faktur.

Pokračovat ve čtení

Představujeme vám naši novou cloudovou aplikaci DATAMIX Evidence naměřených hodnot

25. 05. 2021

Cloudová aplikace DATAMIX Evidence naměřených hodnot je určena pro galvanovny, chemické provozy a továrny, které chtějí zavést evidenci naměřených hodnot (chemických dat) z nádrží, van, přístrojů a dalších zařízení. Klíčové funkce aplikace DATAMIX Evidence naměřených …

Pokračovat ve čtení

Kdy je ten správný čas pořídit si nový IS a jak na to?

Kdy je ten správný čas pořídit si nový IS a jak na to?

19. 03. 2021

Rozrostla se Vám firma? Pryč jsou doby papírových šanonů či „excelovských a wordovských tabulek“, které se Vám všude hromadí, trávíte s nimi spoustu času a ve finále se v tom neorientuje už nikdo včetně Vás? Pak …

Pokračovat ve čtení

Propojení související s problematikou objednávek prací, evidencí práce a mzdovou oblastí

Vedete docházku a objednávky prací v excelu? Zadáváte mzdy ručně?

14. 01. 2016

Nemáte žádný docházkový systém? Potřebujete mít přehled, na čem Vaši zaměstnanci pracují, a nechcete, aby jim zadávání trvalo spoustu času? Jezdíte pracovat k zákazníkům a potřebujete mít podklad pro fakturaci materiálu a služeb? Máte Helios Orange? …

Pokračovat ve čtení

Další články najdete zde

logo Datamix Solutions s.r.o.