Vedete docházku a objednávky prací v excelu? Zadáváte mzdy ručně?

14. 01. 2016 Alena Szydlowská přečteno: 2 781x

Nemáte žádný docházkový systém? Potřebujete mít přehled, na čem Vaši zaměstnanci pracují, a nechcete, aby jim zadávání trvalo spoustu času? Jezdíte pracovat k zákazníkům a potřebujete mít podklad pro fakturaci materiálu a služeb? Máte Helios Orange? Máme pro Vás řešení.

Jak jednoduše evidovat práci a nepřítomnost a to jak pro THP, tak i pro dělníky?

Řešením je Evidence práce, která kombinuje způsob zadávání dat jako záznamů do evidence práce pro THP a generování záznamů z Pracovních výkazů, tedy vykázané práce zaměstnanců. Obejde se bez duplicitního zadávání, poprvé vykázaná práce v pracovních výkazech pro fakturaci zákazníkům a podruhé evidence odpracovaných hodin v evidenci práce.

Jak to tedy funguje

Zadání práce pro THP se provádí přímo v Evidenci práce formou záznamů, které jsou evidovány na střediska. Záznamy jsou podle zvoleného typu navázány na mzdové složky. Možnosti při zadávání, které evidence nabízí, jsou kopie a hromadné generování záznamů. Generování záznamů značně zjednoduší práci, protože je možné zadat odpracovanou dobu, dovolenou či jinou nepřítomnost na několik dní nebo dokonce celý měsíc najednou. V případě, že je potřeba zadat docházku zaměstnancům, kteří vyrážejí do terénu, není nic jednoduššího, než vyplnit jejich práci do pracovního výkazu a na základě něj jsou automaticky založeny příslušné záznamy do Evidence práce. Doplníte pouze ty záznamy, které nejsou vykázány v Pracovním výkazu.

Evidence práce
Generování evidence práce

Tisk pracovního listu a přenos údajů do mezd

Jak to probíhá u Vás nyní? Zaměstnanci si vyplní evidenci práce za celý měsíc, vytisknou ji, a mzdová účetní přepíše údaje z papírových podkladů do mezd? V námi navrhnutém řešení si jednoduše vytisknete evidenci práce – pracovní list zaměstnanců a založíte si jej. Data z Evidence práce jsou naimportována na pár kliknutí automaticky do příslušných mzdových složek používaných ve výpočtu. Zároveň je zajištěno, aby zdrojová data, která již byla naimportována do mezd, nebylo možné jakkoliv změnit.

Zákazník si objednal práci – zaměstnanci vyráží na cesty…

Pracovní výkaz
Ukázka pracovního výkazu

Objednávka od zákazníka byla přijata. Na jejím základě vytvoříte Pracovní výkaz, který můžete vytisknout a nechat po odvedení práce podepsat zákazníkem jako potvrzení o převzetí práce. K vytvoření pracovních výkazů, které jsou opakujícího se typu, je možné použít šablony. Šablona není nic jiného, než dopředu vytvořený seznam materiálu případně služeb. Jedná se o materiál, který bude potřeba na pracovní úkon a o služby, které budou pravděpodobně fakturovány. Další položky je možné přidat při vytváření konkrétního pracovního výkazu. Všechny položky materiálu a služeb jsou vybírány ze skladu. Pracovní výkazy jsou opět, stejně jako evidence práce navázány na střediska.

Zaměstnanci se vrací s podepsaným pracovním výkazem

Nyní už stačí sladit plán se skutečností v oblasti materiálu a služeb a doplnit, kolik který pracovník odpracoval hodin. Jakmile vyplníte odpracované hodiny jednotlivých pracovníků, je vytvořen záznam do Evidence práce – docházkové části. Docházková část neslouží pouze jako přehled odpracovaných hodin, ale nese také informace o tom, kdy a kde se co dělalo. Na základě těchto informací máte možnost si dohledat historii prací.

Fakturace a záznamy na skladech

Abychom se vyhnuli lidské chybě, rozhodli jsme se zautomatizovat tvorbu výdejky materiálu a vytváření vydané faktury. Jak bylo uvedeno výše, položky do pracovních výkazů jsou navázány přímo na sklad a to jak materiálu, tak i služeb. Není tedy nic jednoduššího, jakmile jsou hodnoty v pracovním výkazu sladěny se skutečností, kliknout na Generovat výdejku a výdej materiálu je proveden. Na uživateli je pouze výběr řady, do které bude výdejka vytvořena. Generovat fakturu – stejný princip, zase je nutné vybrat řadu dokladů. Navíc máme zabudovánu kontrolu, která neumožní vygenerovat výdejku či fakturu podruhé a dokonce při pokusu o další generování nejen napíše upozorňovací hlášku, ale již vytvořenou fakturu či výdejku zobrazí na obrazovce.:

Propojení související s problematikou objednávek prací, evidencí práce a mzdovou oblastí
Takto vypadá zjednodušeně propojení související s problematikou objednávek prací, evidencí práce a mzdovou oblastí

Inspirovalo Vás navrhované řešení pro vykazování odpracované doby?
Kontaktujte společnost DATAMIX na telefonním čísle +420 588 288 481 či na e-mailu datamix@datamix.eu.


Mohlo by Vás dále zajímat

Dokončení implementace systému Helios Orange pro společnost COLOR-OPTIK
14. 06. 2018

Společnost COLOR – OPTIK s r.o. je velkoobchod a přední distributor produktů pro oční optiky s působností na českém i slovenském trhu. COLOR – OPTIK je již několik let naším zákazníkem a v létě 2017 se …

  |    |  

Postrach podnikatelů jménem EET
25. 01. 2017

Elektronická evidence tržeb – byly navrhovány různé výjimky, stejně tak se řešilo úplné zrušení, ale všechny tyto návrhy sněmovna zamítla. Proto s EET někteří podnikatelé začali již v prosinci 2016, maloobchody a velkoobchody čekají na …

  |    |  

Helios Data View
31. 07. 2015

Pro všechny uživatele Helios Orange, kteří potřebují snadno a rychle získat data ze systému o prodejích, nákladech či postavení odběratelů a dodavatelů v meziročních srovnáních, představujeme náš nový produkt Helios Data View.

Webová aplikace pro festival Colours of Ostrava
16. 06. 2015

Již od roku 2010 úspěšně používá mezinárodní festival Colours of Ostrava naši webovou aplikaci na řízení vybraných procesů souvisejících s chodem festivalu. Toto řešení se časem ukázalo jako vhodná forma, jak obsluhovat jednotlivé brány, zajistit …

Zahajujeme spolupráci se společností SPORTISIMO s.r.o.
27. 08. 2019

Zahajujeme spolupráci se společností SPORTISIMO s.r.o Naše cloudové řešení program pro půjčovny DATAMIX Rent využívá pro své pobočky firma SPORTISIMO s.r.o., přední maloobchodní prodejce zaměřený na sportovní vybavení, oblečení a obuv. Jsme hrdí, že můžeme …

  |    |  

Velké změny v době koronavirové
21. 09. 2020

Vzhledem k situaci táhnoucí se od března loňského roku, kdy nás všechny bez výjimky zasáhla pandemie koronaviru, došlo ve všech firmách a podnicích k větším či menším změnám ve způsobu komunikace mezi pracovníky i změnám pracovních postupů. …

  |    |  

Další články v blogu

zavolejte nám
+420 588 288 481
nebo napište nezávazný dotaz →