Vedete docházku a objednávky prací v excelu? Zadáváte mzdy ručně?

14. 01. 2016 Alena Szydlowská

Nemáte žádný docházkový systém? Potřebujete mít přehled, na čem Vaši zaměstnanci pracují, a nechcete, aby jim zadávání trvalo spoustu času? Jezdíte pracovat k zákazníkům a potřebujete mít podklad pro fakturaci materiálu a služeb? Máte Helios Orange? Máme pro Vás řešení.

Jak jednoduše evidovat práci a nepřítomnost a to jak pro THP, tak i pro dělníky?

Řešením je Evidence práce, která kombinuje způsob zadávání dat jako záznamů do evidence práce pro THP a generování záznamů z Pracovních výkazů, tedy vykázané práce zaměstnanců. Obejde se bez duplicitního zadávání, poprvé vykázaná práce v pracovních výkazech pro fakturaci zákazníkům a podruhé evidence odpracovaných hodin v evidenci práce.

Jak to tedy funguje

Zadání práce pro THP se provádí přímo v Evidenci práce formou záznamů, které jsou evidovány na střediska. Záznamy jsou podle zvoleného typu navázány na mzdové složky. Možnosti při zadávání, které evidence nabízí, jsou kopie a hromadné generování záznamů. Generování záznamů značně zjednoduší práci, protože je možné zadat odpracovanou dobu, dovolenou či jinou nepřítomnost na několik dní nebo dokonce celý měsíc najednou. V případě, že je potřeba zadat docházku zaměstnancům, kteří vyrážejí do terénu, není nic jednoduššího, než vyplnit jejich práci do pracovního výkazu a na základě něj jsou automaticky založeny příslušné záznamy do Evidence práce. Doplníte pouze ty záznamy, které nejsou vykázány v Pracovním výkazu.

Tisk pracovního listu a přenos údajů do mezd

Jak to probíhá u Vás nyní? Zaměstnanci si vyplní evidenci práce za celý měsíc, vytisknou ji, a mzdová účetní přepíše údaje z papírových podkladů do mezd? V námi navrhnutém řešení si jednoduše vytisknete evidenci práce – pracovní list zaměstnanců a založíte si jej. Data z Evidence práce jsou naimportována na pár kliknutí automaticky do příslušných mzdových složek používaných ve výpočtu. Zároveň je zajištěno, aby zdrojová data, která již byla naimportována do mezd, nebylo možné jakkoliv změnit.

Zákazník si objednal práci – zaměstnanci vyráží na cesty…

Objednávka od zákazníka byla přijata. Na jejím základě vytvoříte Pracovní výkaz, který můžete vytisknout a nechat po odvedení práce podepsat zákazníkem jako potvrzení o převzetí práce. K vytvoření pracovních výkazů, které jsou opakujícího se typu, je možné použít šablony. Šablona není nic jiného, než dopředu vytvořený seznam materiálu případně služeb. Jedná se o materiál, který bude potřeba na pracovní úkon a o služby, které budou pravděpodobně fakturovány. Další položky je možné přidat při vytváření konkrétního pracovního výkazu. Všechny položky materiálu a služeb jsou vybírány ze skladu. Pracovní výkazy jsou opět, stejně jako evidence práce navázány na střediska.

Zaměstnanci se vrací s podepsaným pracovním výkazem

Nyní už stačí sladit plán se skutečností v oblasti materiálu a služeb a doplnit, kolik který pracovník odpracoval hodin. Jakmile vyplníte odpracované hodiny jednotlivých pracovníků, je vytvořen záznam do Evidence práce – docházkové části. Docházková část neslouží pouze jako přehled odpracovaných hodin, ale nese také informace o tom, kdy a kde se co dělalo. Na základě těchto informací máte možnost si dohledat historii prací.

Fakturace a záznamy na skladech

Abychom se vyhnuli lidské chybě, rozhodli jsme se zautomatizovat tvorbu výdejky materiálu a vytváření vydané faktury. Jak bylo uvedeno výše, položky do pracovních výkazů jsou navázány přímo na sklad a to jak materiálu, tak i služeb. Není tedy nic jednoduššího, jakmile jsou hodnoty v pracovním výkazu sladěny se skutečností, kliknout na Generovat výdejku a výdej materiálu je proveden. Na uživateli je pouze výběr řady, do které bude výdejka vytvořena. Generovat fakturu – stejný princip, zase je nutné vybrat řadu dokladů. Navíc máme zabudovánu kontrolu, která neumožní vygenerovat výdejku či fakturu podruhé a dokonce při pokusu o další generování nejen napíše upozorňovací hlášku, ale již vytvořenou fakturu či výdejku zobrazí na obrazovce.:

Inspirovalo Vás navrhované řešení pro vykazování odpracované doby?
Kontaktujte společnost DATAMIX na telefonním čísle +420 588 288 481 či na e-mailu datamix@datamix.eu.