Elektronická komunikace z mezd

25. 11. 2015 Alena Szydlowská

Posíláte každý měsíc dokumenty na úřady poštou? Chcete vědět jak ušetřit čas a peníze zřízením elektronické komunikace?

Pokud máte zaměstnance, tak jim každý měsíc posíláte nejen výplatu, ale posíláte také dokumenty na zdravotní pojišťovny a správu sociálního zabezpečení. Nejde o jeden dokument za měsíc, ale o spoustu papírů, které musí mzdová účetní zpracovat a rozhodně jí zaberou čas, nehledě na to, že pokud ona sama nechodí na poštu, tak v případě papírové komunikace zaměstná dalšího člověka, který poštu odnese.Máte pocit, že jde o pár dokumentů, tak se na to zkusme podívat podrobněji. Jaké dokumenty je vlastně potřeba odesílat na zdravotní pojišťovny a OSSZ?

Spousta papírové agendy každý měsíc

Každý měsíc odesílá mzdová účetní všem zdravotním pojišťovnám Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele a to všem pojišťovnám, u kterých jsou zaměstnanci pojištěni. Při nástupu nového zaměstnance je nutné poslat Přihlášku zaměstnance, naopak při odchodu zaměstnance Odhlášku a to jak na zdravotní pojišťovnu, tak i na OSSZ. Na příslušnou OSSZ je také nutné každý měsíc odeslat měsíční Přehled o výši pojistného. Jakmile člověk onemocní a je nemocný déle než 14 dnů, je potřeba poslat na OSSZ Přílohu k žádosti o dávku. Každoročně a při každém ukončení pracovního poměru je nutné odeslat Evidenční list důchodového pojištění pro každého jednotlivého zaměstnance.

Můžete namítnout, že některé dokumenty je možné odeslat pomocí datové schránky, jistě máte pravdu, ale má každá mzdová účetní přístup k datové schránce? Navíc, není jednodušší vše udělat přímo „ na jednom místě“ ve Vašem systému?

Není nic jednoduššího než si pořídit certifikát a elektronický podpis pro mzdovou účetní a můžete začít. Pokud máte navíc IS Helios Orange, je to velmi rychlé. Stačí instalace certifikátu, elektronického podpisu a jednoduché nastavení.

Komunikace v elektronické podobě

Všechny dokumenty odesílané na OSSZ jsou odesílány stejně, vygenerujete zprávu a odešlete. Po odeslání máte velmi rychlou reakci, zda bylo vše doručeno na příslušnou OSSZ a zda je obsahově dokument v pořádku. To, zda je obsah dokumentu v pořádku při odeslání datovou schránkou nezjistíte, tedy rozhodně ne téměř obratem. Navíc v Helios Orange máte možnost provést základní kontrolu zpráv ještě před jejich odesláním.

Dokument na zdravotní pojišťovnu je možné vygenerovat z Helios Orange ve formátu, který požadují, a následně jej načíst buď na Portál zdravotních pojišťoven, nebo na stránkách příslušné zdravotní pojišťovny pokud není na Portálu zdravotních pojišťoven (např. VZP).

Inspirovalo Vás odesílání dokumentů z mezd elektronicky a rádi byste se o tom dozvěděli více? Kontaktujte společnost DATAMIX na telefonním čísle +420 588 288 481 či na e-mailu datamix@datamix.eu.