Zaveďte Workflow do Vaší společnosti

28. 08. 2015 Alena Szydlowská

Ztrácejí se Vám důležité dokumenty při „schvalovacím kolečku“? Trvá Vám proces schvalování faktur a dokumentů dlouho? Telefonují Vám dodavatelé z důvodu neuhrazení faktury, kterou Vy však nemůžete ani najít? Chcete ušetřit papír spotřebovaný na „zbytečný“ tisk dokumentů, které potom kolují po Vaší firmě? Co s tím? Odpověď je uvedena v nadpisu tohoto článku – zaveďte si Workflow.

Řekněme si však, co je to vlastně Workflow a k čemu slouží. Je to moderní nástroj, který Vám umožní efektivně řídit pracovní postupy a procesy ve společnosti. S jeho pomocí si nastavíte proces toku informací a určíte zodpovědnost osobám či oddělením uvnitř společnosti. Zjednodušíte schvalovací proces v různých odděleních společnosti. Vyvarujete se zbytečnému tisku a ušetříte tím papír. Zamezíte ztrátám dokumentů, které kolují po firmě, protože převedete „papírovou“ agendu do svého počítače. Zamezíte přístupu neoprávněných osob k volně ležícím dokumentům v kancelářích a naopak k nim jednoduše umožníte přístup všem oprávněným osobám. Navíc je možné nastavit termíny a také upozornění na jejich nesplnění ještě před požadovaným termínem. Upozornění můžeme nastavit i mimo systém, např. odeslání informativního e-mailu.

Zjednoduše si schvalovací proces v různých odděleních Vaší společnosti.

V čem tedy spočívají hlavní přínosy nastavení procesů? Shrňme si je:

• sjednocení pracovních postupů
• zefektivnění schvalovacích procesů
• zajištění jasné zodpovědnosti
• snížení časové náročnosti
• eliminace ztráty dokumentu
• zamezení neoprávněného přístupu k dokumentu
• úspora finančních prostředků

Zásadní při zavádění Workflow je perfektně provedená analýza probíhajících procesů ve společnosti. Nutností je přesně zmapovaný proces, aby bylo možné nastavit jednotlivé kroky, přiřadit oprávnění a zodpovědnost a vynutit jeho provádění pomocí Workflow. K tomu je potřeba mít nejen znalosti procesů, ale i zkušenosti, protože jedině ty pomohou odhalit možná úskalí při nastavování procesů.

Máte zájem o více informací o Workflow a jeho aplikaci v praxi? Kontaktujte společnost DATAMIX, která má s potřebnými analýzami procesů a nastavením Workflow ve společnostech různého typu zkušenosti získané dlouholetou praxí. Implementujeme ERP systém Helios Orange, který umožňuje nastavení Workflow přesně tak, aby vyhovovalo Vašim požadavkům a pomohlo k zefektivnění procesů probíhajících ve společnosti.