Workflow přijatých faktur

24. 09. 2015 Alena Szydlowská přečteno: 7 197x

Pokud jste si přečetli dříve zveřejněný článek s názvem „Zaveďte Workflow do Vaší společnosti“ a nepřesvědčil Vás dostatečně o přínosech nastavení procesů ve Vaší společnosti, protože byl velmi obecný, přidáváme konkrétní případ nasazení v procesu přijatých faktur.

Společnosti bez ohledu na jejich oblast a obor podnikání či jejich velikost mají jedno společné, přijímají faktury od svých dodavatelů. V dnešní době je velmi důležité uhradit fakturu včas, ale není žádoucí ji hradit příliš brzy před termínem splatnosti.

Schvalování faktury

Potupné schvalování faktury

Než však dojde k samotné úhradě faktury, je nutné zjistit, zda je faktura vystavena oprávněně. Odpovědná osoba ve společnosti musí odsouhlasit, zda jsou na faktuře zboží a služby, které byly objednány, zda je vystavena na správnou částku a jsou dodrženy ujednané podmínky. Odpovědná osoba, je většinou ten, kdo zboží či služby objednal či dal pokyn k jeho objednání. Ten je oprávněn fakturu schválit.

Když přijde faktura do společnosti, přijme ji většinou osoba, která není oprávněná k jejímu schválení, pouze ji zapíše a předá k odsouhlasení schvalovateli. Nastávají případy, kdy je potřeba, aby fakturu schválilo více oprávněných osob, a je nutné, aby si ji mezi sebou předali. Tehdy se může faktura ztratit či dostat k osobě, ke které se dostat neměla. Navíc se může schvalování faktury vléct dlouhou dobu a nemusí se stihnout termín splatnosti, protože nikdo nemá přehled o fakturách, které do společnosti dorazily a nejsou odsouhlaseny k zaplacení. Faktury schválené objednatelem je většinou nutné nechat schválit ještě nadřízeným. Takto odsouhlasenou fakturu je potřeba zaplatit a to včas, což znamená dát pokyn osobě, která zaplacení zajistí.

Ukázka zavedení Workflow na přijaté faktury

Faktura dorazila poštou do společnosti. Osoba, která má na starosti přijetí pošty, založí nově příchozí poštu do systému, zadá termín splatnosti faktury a přiloží naskenovanou fakturu. Originál faktury odnese na účtárnu k založení. Takto připravenou poštu přiřadí k odsouhlasení schvalovateli či několika schvalovatelům.

Workflow zajistí, že je faktura viditelná pouze pro ty, kteří ji mají odsouhlasit, a navíc pohlídá faktury, které jsou splatné v nejbližších dnech a ještě nejsou schváleny (např. se splatností v následujících 10 dnech). Takto nastavený termín pro hlídání nám umožní včas zareagovat a zajistit odsouhlasení faktury s dodržením termínu splatnosti.

Jakmile je faktura schválena schvalovateli, účetní si kliknutím na nabídku vygeneruje fakturu do Přijatých faktur systému Helios Orange, doplní do ní další informace. Faktura zadaná v systému se objeví ve Workflow ke schválení pro nadřízeného. Jakmile ji nadřízený schválí, přesune se k zaplacení.

Účetní, která vytváří platební příkazy má příkaz platit včas, tedy maximálně 2 dny před termínem splatnosti. Proto se jí k vytvoření platebního příkazu do banky automaticky nabízí faktury, které jsou splatné v následujících 5 dnech, to pro případ, že by byl v následujících dnech např. svátek či splatnost vyšla na sobotu či neděli a bylo by potřeba fakturu zaplatit s předstihem.

Workflow Vás provede „schvalovacím kolečkem“ pro přijaté faktury a navíc zajistí nastavením termínů, aby nedošlo k opomenutí faktury. Zároveň bude jasně čitelné, kdo fakturu schválil jak věcně, tak i k zaplacení.

Inspirovalo Vás navrhované řešení pro schvalování přijatých faktur? Kontaktujte společnost DATAMIX na telefonním čísle +420 588 288 481 či na e-mailu datamix@datamix.eu.


Hodnotit článek

(Zatím nehodnoceno)
Loading...

Štítky

  |  

Sdílejte článek na sociálních sítích

Mohlo by Vás dále zajímat

Zaveďte Workflow do Vaší společnosti
28. 08. 2015

Ztrácejí se Vám důležité dokumenty při „schvalovacím kolečku“? Trvá Vám proces schvalování faktur a dokumentů dlouho? Telefonují Vám dodavatelé z důvodu neuhrazení faktury, kterou Vy však nemůžete ani najít? Chcete ušetřit papír spotřebovaný na „zbytečný“ tisk …

  |    |  

Elektronická komunikace z mezd
25. 11. 2015

Posíláte každý měsíc dokumenty na úřady poštou? Chcete vědět jak ušetřit čas a peníze zřízením elektronické komunikace?

  |  

McKinsley 7s framework
7. 04. 2015

Během mého manažerského studia a praxe je jedna věc, která na mne postupně dělala čím dál větší dojem. Jedná se o McKinsley 7S Framework. Základní podstata tohoto sdělení je, že úspěšné firmy vědomě nebo nevědomě rozšiřovaly …

  |    |  

Novinky DATAMIX Rent/ IBR verze 2.68
2. 12. 2019

Přinášíme opět výčet zajímavých novinek v naší moderní aplikaci DATAMIX Rent určené pro půjčovny sportovního vybavení, strojů, zdravotních pomůcek, lyžařských škol. Do nové sezóny 2019 přinášíme verzí 2.68 tyto novinky: Lepší způsob práce s doplňky …

  |    |  

QMS (Quality Management System) v Helios Orange
23. 06. 2021

Systém řízení kvality (QMS = Quality Management System) v informačním systému Helios Orange zastřešuje díky svým agendám oblasti související s řízením kvality ve společnostech jak obchodního tak výrobního typu. Koncepce řešení založená na jednotlivě licencovaných agendách umí …

  |  

Ostrý provoz mezd a personalistiky ve firmách fischer Automotive a fischer Vyškov
2. 04. 2015

Od února 2015 jedeme v ostrém provozu hotovou implementaci mezd a personalistiky ve firmách fischer Automotive s.r.o. a fischer Vyškov spol. s r.o.

Další články v blogu

zavolejte nám
+420 588 288 481
nebo napište nezávazný dotaz →