Workflow přijatých faktur

24. 09. 2015 Alena Szydlowská

Pokud jste si přečetli dříve zveřejněný článek s názvem „Zaveďte Workflow do Vaší společnosti“ a nepřesvědčil Vás dostatečně o přínosech nastavení procesů ve Vaší společnosti, protože byl velmi obecný, přidáváme konkrétní případ nasazení v procesu přijatých faktur.

Společnosti bez ohledu na jejich oblast a obor podnikání či jejich velikost mají jedno společné, přijímají faktury od svých dodavatelů. V dnešní době je velmi důležité uhradit fakturu včas, ale není žádoucí ji hradit příliš brzy před termínem splatnosti.

Schvalování faktury

Potupné schvalování faktury

Než však dojde k samotné úhradě faktury, je nutné zjistit, zda je faktura vystavena oprávněně. Odpovědná osoba ve společnosti musí odsouhlasit, zda jsou na faktuře zboží a služby, které byly objednány, zda je vystavena na správnou částku a jsou dodrženy ujednané podmínky. Odpovědná osoba, je většinou ten, kdo zboží či služby objednal či dal pokyn k jeho objednání. Ten je oprávněn fakturu schválit.

Když přijde faktura do společnosti, přijme ji většinou osoba, která není oprávněná k jejímu schválení, pouze ji zapíše a předá k odsouhlasení schvalovateli. Nastávají případy, kdy je potřeba, aby fakturu schválilo více oprávněných osob, a je nutné, aby si ji mezi sebou předali. Tehdy se může faktura ztratit či dostat k osobě, ke které se dostat neměla. Navíc se může schvalování faktury vléct dlouhou dobu a nemusí se stihnout termín splatnosti, protože nikdo nemá přehled o fakturách, které do společnosti dorazily a nejsou odsouhlaseny k zaplacení. Faktury schválené objednatelem je většinou nutné nechat schválit ještě nadřízeným. Takto odsouhlasenou fakturu je potřeba zaplatit a to včas, což znamená dát pokyn osobě, která zaplacení zajistí.

Ukázka zavedení Workflow na přijaté faktury

Faktura dorazila poštou do společnosti. Osoba, která má na starosti přijetí pošty, založí nově příchozí poštu do systému, zadá termín splatnosti faktury a přiloží naskenovanou fakturu. Originál faktury odnese na účtárnu k založení. Takto připravenou poštu přiřadí k odsouhlasení schvalovateli či několika schvalovatelům.

Workflow zajistí, že je faktura viditelná pouze pro ty, kteří ji mají odsouhlasit, a navíc pohlídá faktury, které jsou splatné v nejbližších dnech a ještě nejsou schváleny (např. se splatností v následujících 10 dnech). Takto nastavený termín pro hlídání nám umožní včas zareagovat a zajistit odsouhlasení faktury s dodržením termínu splatnosti.

Jakmile je faktura schválena schvalovateli, účetní si kliknutím na nabídku vygeneruje fakturu do Přijatých faktur systému Helios Orange, doplní do ní další informace. Faktura zadaná v systému se objeví ve Workflow ke schválení pro nadřízeného. Jakmile ji nadřízený schválí, přesune se k zaplacení.

Účetní, která vytváří platební příkazy má příkaz platit včas, tedy maximálně 2 dny před termínem splatnosti. Proto se jí k vytvoření platebního příkazu do banky automaticky nabízí faktury, které jsou splatné v následujících 5 dnech, to pro případ, že by byl v následujících dnech např. svátek či splatnost vyšla na sobotu či neděli a bylo by potřeba fakturu zaplatit s předstihem.

Workflow Vás provede „schvalovacím kolečkem“ pro přijaté faktury a navíc zajistí nastavením termínů, aby nedošlo k opomenutí faktury. Zároveň bude jasně čitelné, kdo fakturu schválil jak věcně, tak i k zaplacení.

Inspirovalo Vás navrhované řešení pro schvalování přijatých faktur? Kontaktujte společnost DATAMIX na telefonním čísle +420 588 288 481 či na e-mailu datamix@datamix.eu.




Hodnotit článek

(Zatím nehodnoceno)
Loading...

Štítky

  |  

Mohlo by Vás dále zajímat

Vymahatelnost úkolů

Vymahatelnost úkolů

11. 04. 2015

Jedna ze tří významných bolestí současných firem je vymahatelnost delegovaných úkolů. Skoro každý manažer nebo vedoucí, se kterým jsem se na toto téma bavil toto považuje za klíčový problém, který mu komplikuje život. Je vymahatelnost …

Pokračovat ve čtení

Helios Easy nebo Helios Orange

Helios Easy

14. 07. 2016

Krabicové řešení Vám nestačí a jiný ERP systém nevyhovuje Vašim potřebám? Hledáte systém pro běžnou evidenci dat? Máme pro vás „easy“ řešení – informační systém Helios Easy.

Pokračovat ve čtení

Ceva logo

Nový datový můstek SAP – Helios Orange

4. 05. 2015

Spustili jsme pilotní provoz datového můstku mezi systémy SAP a Helios Orange. Pro našeho zákazníka Ceva Freight Czech Republic s.r.o. jsme naimplementovali rozhraní, které převádí data ze systému SAP, transformuje je a ukládá do systému …

Pokračovat ve čtení

Nový produkt v naší nabídce – FIO Robot pro Helios iNuvio (dříve Orange)

23. 11. 2021

Produkt je určen pro všechny společnosti, které vedou účetnictví v systému Helios iNuvio a mají bankovní účet ve FIO bance. Přínosy Helios iNuvio FIO ŠETŘÍ denně 20 minut času účetní. AUTOMATIZUJE a robotizuje část kancelářského …

Pokračovat ve čtení

Co je to webinář?

Webinář Helios Orange a jeho výhody

11. 08. 2016

Přijali jste nového zaměstnance a potřebujete ho zaškolit? Našli jste vhodné školení, ale koná se v Brně, Praze nebo Hradci Králové a všechna tato města jsou daleko? Individuální školení je pro Vás příliš drahé? Využijte webinář

Pokračovat ve čtení

Helios Orange pro účetnictví, plánování výroby a další oblasti podniku

12. 04. 2016

Pokud jste již slyšeli o Helios Orange, tak víte, že se jedná o jeden z nejznámějších informačních systémů ve své kategorii, který může sloužit jako účetní program, ale zvládá i mzdy a personalistiku, oblast výroby …

Pokračovat ve čtení

Další články najdete zde

logo Datamix Solutions s.r.o.