Workflow přijatých faktur

24. 09. 2015 Alena Szydlowská

Pokud jste si přečetli dříve zveřejněný článek s názvem „Zaveďte Workflow do Vaší společnosti“ a nepřesvědčil Vás dostatečně o přínosech nastavení procesů ve Vaší společnosti, protože byl velmi obecný, přidáváme konkrétní případ nasazení v procesu přijatých faktur.

Společnosti bez ohledu na jejich oblast a obor podnikání či jejich velikost mají jedno společné, přijímají faktury od svých dodavatelů. V dnešní době je velmi důležité uhradit fakturu včas, ale není žádoucí ji hradit příliš brzy před termínem splatnosti.

Schvalování faktury

Potupné schvalování faktury

Než však dojde k samotné úhradě faktury, je nutné zjistit, zda je faktura vystavena oprávněně. Odpovědná osoba ve společnosti musí odsouhlasit, zda jsou na faktuře zboží a služby, které byly objednány, zda je vystavena na správnou částku a jsou dodrženy ujednané podmínky. Odpovědná osoba, je většinou ten, kdo zboží či služby objednal či dal pokyn k jeho objednání. Ten je oprávněn fakturu schválit.

Když přijde faktura do společnosti, přijme ji většinou osoba, která není oprávněná k jejímu schválení, pouze ji zapíše a předá k odsouhlasení schvalovateli. Nastávají případy, kdy je potřeba, aby fakturu schválilo více oprávněných osob, a je nutné, aby si ji mezi sebou předali. Tehdy se může faktura ztratit či dostat k osobě, ke které se dostat neměla. Navíc se může schvalování faktury vléct dlouhou dobu a nemusí se stihnout termín splatnosti, protože nikdo nemá přehled o fakturách, které do společnosti dorazily a nejsou odsouhlaseny k zaplacení. Faktury schválené objednatelem je většinou nutné nechat schválit ještě nadřízeným. Takto odsouhlasenou fakturu je potřeba zaplatit a to včas, což znamená dát pokyn osobě, která zaplacení zajistí.

Ukázka zavedení Workflow na přijaté faktury

Faktura dorazila poštou do společnosti. Osoba, která má na starosti přijetí pošty, založí nově příchozí poštu do systému, zadá termín splatnosti faktury a přiloží naskenovanou fakturu. Originál faktury odnese na účtárnu k založení. Takto připravenou poštu přiřadí k odsouhlasení schvalovateli či několika schvalovatelům.

Workflow zajistí, že je faktura viditelná pouze pro ty, kteří ji mají odsouhlasit, a navíc pohlídá faktury, které jsou splatné v nejbližších dnech a ještě nejsou schváleny (např. se splatností v následujících 10 dnech). Takto nastavený termín pro hlídání nám umožní včas zareagovat a zajistit odsouhlasení faktury s dodržením termínu splatnosti.

Jakmile je faktura schválena schvalovateli, účetní si kliknutím na nabídku vygeneruje fakturu do Přijatých faktur systému Helios Orange, doplní do ní další informace. Faktura zadaná v systému se objeví ve Workflow ke schválení pro nadřízeného. Jakmile ji nadřízený schválí, přesune se k zaplacení.

Účetní, která vytváří platební příkazy má příkaz platit včas, tedy maximálně 2 dny před termínem splatnosti. Proto se jí k vytvoření platebního příkazu do banky automaticky nabízí faktury, které jsou splatné v následujících 5 dnech, to pro případ, že by byl v následujících dnech např. svátek či splatnost vyšla na sobotu či neděli a bylo by potřeba fakturu zaplatit s předstihem.

Workflow Vás provede „schvalovacím kolečkem“ pro přijaté faktury a navíc zajistí nastavením termínů, aby nedošlo k opomenutí faktury. Zároveň bude jasně čitelné, kdo fakturu schválil jak věcně, tak i k zaplacení.

Inspirovalo Vás navrhované řešení pro schvalování přijatých faktur? Kontaktujte společnost DATAMIX na telefonním čísle +420 588 288 481 či na e-mailu datamix@datamix.eu.




Mohlo by Vás dále zajímat

Vánoční motiv

Vánoční přání

15. 12. 2015

Vážení zákazníci a obchodní partneři, rádi bychom Vám poděkovali za Vaši přízeň a zároveň popřáli…

Pokračovat ve čtení

DATAMIX Project Monitor - systém nejen pro projektové řízení

DATAMIX Project Monitor – systém nejen pro projektové řízení

12. 07. 2020

Představujeme Vám náš nový software pro projektové řízení DATAMIX Project monitor. Pokud se ve své firmě potýkáte s řízením projektů a zakázek nebo jen potřebujete vylepšit sdílení informací a podkladů v době home office, bude tento software …

Pokračovat ve čtení

Schvalování faktury

Workflow přijatých faktur

24. 09. 2015

Pokud jste si přečetli dříve zveřejněný článek s názvem „Zaveďte Workflow do Vaší společnosti“ a nepřesvědčil Vás dostatečně o přínosech nastavení procesů ve Vaší společnosti, protože byl velmi obecný, přidáváme konkrétní případ nasazení v procesu …

Pokračovat ve čtení

Vymahatelnost úkolů

Vymahatelnost úkolů

11. 04. 2015

Jedna ze tří významných bolestí současných firem je vymahatelnost delegovaných úkolů. Skoro každý manažer nebo vedoucí, se kterým jsem se na toto téma bavil toto považuje za klíčový problém, který mu komplikuje život. Je vymahatelnost …

Pokračovat ve čtení

Správný parťák pro implementaci

Vyberte si správně dodavatele ERP systému

11. 09. 2015

V dnešní době je velmi složité vybrat si vhodný systém pro řízení Vaší společnosti. Na trhu je spousta informačních systémů vhodných pro velikostně různé společnosti. Jejich funkčnost bývá často téměř stejná a není tedy rozhodujícím kritériem …

Pokračovat ve čtení

Kapacitní plánování

Kapacitní plán výroby

3. 02. 2021

Přinášíme krátký popis jednoho z našich pluginů k informačnímu systému Helios Orange. Tento plugin je určen pro plánování kapacit pracovníků strojírenské zakázkové výroby a své místo najde všude tam, kde se primární důraz v oblasti plánování …

Pokračovat ve čtení

Další články najdete zde

logo Datamix Solutions s.r.o.