Workflow přijatých faktur

24. 09. 2015 Alena Szydlowská

Pokud jste si přečetli dříve zveřejněný článek s názvem „Zaveďte Workflow do Vaší společnosti“ a nepřesvědčil Vás dostatečně o přínosech nastavení procesů ve Vaší společnosti, protože byl velmi obecný, přidáváme konkrétní případ nasazení v procesu přijatých faktur.

Společnosti bez ohledu na jejich oblast a obor podnikání či jejich velikost mají jedno společné, přijímají faktury od svých dodavatelů. V dnešní době je velmi důležité uhradit fakturu včas, ale není žádoucí ji hradit příliš brzy před termínem splatnosti.

Schvalování faktury

Potupné schvalování faktury

Než však dojde k samotné úhradě faktury, je nutné zjistit, zda je faktura vystavena oprávněně. Odpovědná osoba ve společnosti musí odsouhlasit, zda jsou na faktuře zboží a služby, které byly objednány, zda je vystavena na správnou částku a jsou dodrženy ujednané podmínky. Odpovědná osoba, je většinou ten, kdo zboží či služby objednal či dal pokyn k jeho objednání. Ten je oprávněn fakturu schválit.

Když přijde faktura do společnosti, přijme ji většinou osoba, která není oprávněná k jejímu schválení, pouze ji zapíše a předá k odsouhlasení schvalovateli. Nastávají případy, kdy je potřeba, aby fakturu schválilo více oprávněných osob, a je nutné, aby si ji mezi sebou předali. Tehdy se může faktura ztratit či dostat k osobě, ke které se dostat neměla. Navíc se může schvalování faktury vléct dlouhou dobu a nemusí se stihnout termín splatnosti, protože nikdo nemá přehled o fakturách, které do společnosti dorazily a nejsou odsouhlaseny k zaplacení. Faktury schválené objednatelem je většinou nutné nechat schválit ještě nadřízeným. Takto odsouhlasenou fakturu je potřeba zaplatit a to včas, což znamená dát pokyn osobě, která zaplacení zajistí.

Ukázka zavedení Workflow na přijaté faktury

Faktura dorazila poštou do společnosti. Osoba, která má na starosti přijetí pošty, založí nově příchozí poštu do systému, zadá termín splatnosti faktury a přiloží naskenovanou fakturu. Originál faktury odnese na účtárnu k založení. Takto připravenou poštu přiřadí k odsouhlasení schvalovateli či několika schvalovatelům.

Workflow zajistí, že je faktura viditelná pouze pro ty, kteří ji mají odsouhlasit, a navíc pohlídá faktury, které jsou splatné v nejbližších dnech a ještě nejsou schváleny (např. se splatností v následujících 10 dnech). Takto nastavený termín pro hlídání nám umožní včas zareagovat a zajistit odsouhlasení faktury s dodržením termínu splatnosti.

Jakmile je faktura schválena schvalovateli, účetní si kliknutím na nabídku vygeneruje fakturu do Přijatých faktur systému Helios Orange, doplní do ní další informace. Faktura zadaná v systému se objeví ve Workflow ke schválení pro nadřízeného. Jakmile ji nadřízený schválí, přesune se k zaplacení.

Účetní, která vytváří platební příkazy má příkaz platit včas, tedy maximálně 2 dny před termínem splatnosti. Proto se jí k vytvoření platebního příkazu do banky automaticky nabízí faktury, které jsou splatné v následujících 5 dnech, to pro případ, že by byl v následujících dnech např. svátek či splatnost vyšla na sobotu či neděli a bylo by potřeba fakturu zaplatit s předstihem.

Workflow Vás provede „schvalovacím kolečkem“ pro přijaté faktury a navíc zajistí nastavením termínů, aby nedošlo k opomenutí faktury. Zároveň bude jasně čitelné, kdo fakturu schválil jak věcně, tak i k zaplacení.

Inspirovalo Vás navrhované řešení pro schvalování přijatých faktur? Kontaktujte společnost DATAMIX na telefonním čísle +420 588 288 481 či na e-mailu datamix@datamix.eu.




Mohlo by Vás dále zajímat

Digitalizace firmy

1. 08. 2020

Naší vizí je správně digitalizovaná firma → Cílem tohoto přístupu je použít vhodné technologie, nástroje, dodavatele či možnosti a zároveň správné know-how z manažerských, konzultačních, poradenských či vyzkoušených postupů, které pomůžou úspěšně digitalizovat firmu. Rámec digitalizace …

Pokračovat ve čtení

to much work

Co personalistům a účetním usnadní práci

22. 05. 2015

V oblastech personalistiky a účetnictví mají velké firmy již jasno, nechybí v nich tato specializovaná oddělení na práci s lidskými zdroji a disponují kvalifikovaným profesionálním personálem. V jedné oblasti ještě ale bývají mezery. Kde se …

Pokračovat ve čtení

Projekty v Helios Orange

28. 07. 2021

Projekty v informačním systému Helios Orange nabízejí silný nástroj pro evidenci, plánování a řízení průběhu projektů. Modul je určen pro firmy provádějící projektová řízení, pro výrobní společnosti s potřebou evidovat, plánovat a řídit předvýrobní a povýrobní etapy, …

Pokračovat ve čtení

program pro půjčovny sportovního vybavení

Velké změny v době koronavirové

21. 09. 2020

Vzhledem k situaci táhnoucí se od března loňského roku, kdy nás všechny bez výjimky zasáhla pandemie koronaviru, došlo ve všech firmách a podnicích k větším či menším změnám ve způsobu komunikace mezi pracovníky i změnám pracovních postupů. …

Pokračovat ve čtení

ERP systém

Seminář moderní způsoby řízení pro moderní firmu za pomoci informačních technologií

29. 08. 2019

Zajímáte se o rozvoj firem, řízení, procesy a informační technologie k tomu určené? Jste nadšenec do těchto témat? V tom případě investujte pouze svůj čas do semináře, který pořádáme dne 25. září 2019 v Olomouci. …

Pokračovat ve čtení

Vývoj zákaznických portálů a B2B řešení: Posunujeme vaše podnikání na vyšší úroveň

23. 05. 2023

V dnešním digitálním světě je nezbytné, aby podniky udržovaly krok s vývojem a poskytovaly svým zákazníkům a obchodním partnerům moderní a uživatelsky přívětivá řešení. V rámci naší práce v Datamixu se specializujeme na vývoj zákaznických …

Pokračovat ve čtení

Další články najdete zde

logo Datamix Solutions s.r.o.