Helios Orange – Zefektivnění tisku dokumentů

25. 08. 2016 Alena Szydlowská

Každý dnes potřebuje tisknout dokumenty – smlouvy, dodatky ke smlouvám apod.  Jak vypadá taková smlouva či dodatek? Dokument z větší části obsahuje stále stejný text (ujednání) a je potřeba do něj dopsat iniciály či data vystavení a platnosti. Informace máte většinou ve svých informačních systémech uloženy, ale někdo je musí bez chyb přepsat do vystavovaných dokumentů.

Vypadá to sice jako jednoduchá, rutinní práce, ale na druhou stranu, ten kdo s ní má praktickou zkušenost ví, že při větším množství dokumentů jde o časově náročnou práci. Nejprve je nutné vyhledat v systému potřebné údaje, dopsat je do dokumentu, zkontrolovat jejich správnost a teprve poté je možné dokument vytisknout.

Jako praktický příklad si uveďme mzdovou účetní, která má vystavit dodatek k pracovní smlouvě pro 50 zaměstnanců. Minimálně bude doplňovat tyto základní údaje: číslo smlouvy, jméno, příjmení, datum narození, adresu a bude je přepisovat z informačního systému do dokumentu. I kdyby byla paní účetní hodně pečlivá, jistě jí to zabere dost času a navíc při kontrole najde i spoustu drobných chybiček, které však mohou způsobit problém v budoucnu. Jak je možné problémům předejít?

Používáte informační systém Helios Orange? Máme pro Vás jednoduché řešení tisku dokumentů, které obnáší postup nastavení sestávající ze tří kroků. Prvním krokem je vytvoření dokumentu v programu MS Word, druhým „dotažení“ potřebných údajů a třetím nastavení propojení dokumentu a informačního systému Helios. Jakmile provedeme příslušná nastavení, stačí se jen postavit na záznam ve formuláři IS Helios Orange a nechat vygenerovat dokument s vyplněním údajů z konkrétního záznamu, na kterém právě stojíte. Jednoduché, že? Ale popišme si blíže uvedený postup nastavení.

Krok č. 1 – vytvoření dokumentu

V MS Word si vytvořte jakýkoliv dokument – text, text s obrázky (např. logem organizace) obvyklým způsobem a uložte jej.

Krok č. 2 – „dotažení“ potřebných údajů

Do vytvořeného dokumentu si přenesete údaje uložené v informačním systému Helios Orange, které se budou měnit, resp. obecný údaj bude nahrazen konkrétními údaji. Jedná se o velmi jednoduchý postup, kdy si pomocí názvu sloupce doplníte požadovaný údaj – např. sloupec Jméno, který bude při generování dokumentu nahrazen konkrétním údajem ze záznamu. Umístění položky je jen na Vás, protože s přeneseným údajem se pracuje stejně jako s jakýmkoliv jiným textem, je možné jej přesunout, kopírovat apod. Jakmile máte doplněny všechny názvy sloupců (atributů), které potřebujete, přejdete ke kroku č. 3.

Krok č. 3 – nastavení propojení

V tomto kroku musíme informačnímu systému říct základní informace o tom, že má vzít Vámi vytvořený dokument (šablonu), doplnit do něj údaje a uložit. Je tedy potřeba zadat cestu k šabloně, určit, jak se má vygenerovaný soubor jmenovat, a cestu, kam se má uložit. Jde o velmi jednoduchou a intuitivní záležitost. Máte možnost si také zvolit název generovaných souborů, nechat si je před uložením zobrazit apod.

Nyní už se opravdu stačí jen postavit na záznam v Helios Orange a vygenerovat dokument, který bude spojením šablony vytvořené v MS Word a správně vyplněných konkrétních údajů z IS Helios. Jen doplním informaci, že takto nastavených propojení můžete mít více a jejich vytvoření není časově náročné. Navíc zamezíte chybovosti při přepisování údajů a zefektivníte vystavování dokumentů.

Líbí se Vám výše uvedené řešení? Pokud Vás zajímají bližší informace, kontaktujte svého implementátora, který Vám pomůže s nastavením. Pokud zvažujete pořízení systému Helios Orange nebo jste již našim zákazníkem, kontaktujte společnost DATAMIX Solutions pro získání dalších informací. Využijte e-mailové adresy: datamix@datamix.eu nebo telefonního čísla 608 861 054.