Helios Orange – Zefektivnění tisku dokumentů

25. 08. 2016 Alena Szydlowská

Každý dnes potřebuje tisknout dokumenty – smlouvy, dodatky ke smlouvám apod.  Jak vypadá taková smlouva či dodatek? Dokument z větší části obsahuje stále stejný text (ujednání) a je potřeba do něj dopsat iniciály či data vystavení a platnosti. Informace máte většinou ve svých informačních systémech uloženy, ale někdo je musí bez chyb přepsat do vystavovaných dokumentů.

Vypadá to sice jako jednoduchá, rutinní práce, ale na druhou stranu, ten kdo s ní má praktickou zkušenost ví, že při větším množství dokumentů jde o časově náročnou práci. Nejprve je nutné vyhledat v systému potřebné údaje, dopsat je do dokumentu, zkontrolovat jejich správnost a teprve poté je možné dokument vytisknout.

Jako praktický příklad si uveďme mzdovou účetní, která má vystavit dodatek k pracovní smlouvě pro 50 zaměstnanců. Minimálně bude doplňovat tyto základní údaje: číslo smlouvy, jméno, příjmení, datum narození, adresu a bude je přepisovat z informačního systému do dokumentu. I kdyby byla paní účetní hodně pečlivá, jistě jí to zabere dost času a navíc při kontrole najde i spoustu drobných chybiček, které však mohou způsobit problém v budoucnu. Jak je možné problémům předejít?

Jednoduché řešení tisku dokumentů
Zefektivnění tisku dokumentů

Používáte informační systém Helios Orange? Máme pro Vás jednoduché řešení tisku dokumentů, které obnáší postup nastavení sestávající ze tří kroků. Prvním krokem je vytvoření dokumentu v programu MS Word, druhým „dotažení“ potřebných údajů a třetím nastavení propojení dokumentu a informačního systému Helios. Jakmile provedeme příslušná nastavení, stačí se jen postavit na záznam ve formuláři IS Helios Orange a nechat vygenerovat dokument s vyplněním údajů z konkrétního záznamu, na kterém právě stojíte. Jednoduché, že? Ale popišme si blíže uvedený postup nastavení.

Krok č. 1 – vytvoření dokumentu

V MS Word si vytvořte jakýkoliv dokument – text, text s obrázky (např. logem organizace) obvyklým způsobem a uložte jej.

Krok č. 2 – „dotažení“ potřebných údajů

Do vytvořeného dokumentu si přenesete údaje uložené v informačním systému Helios Orange, které se budou měnit, resp. obecný údaj bude nahrazen konkrétními údaji. Jedná se o velmi jednoduchý postup, kdy si pomocí názvu sloupce doplníte požadovaný údaj – např. sloupec Jméno, který bude při generování dokumentu nahrazen konkrétním údajem ze záznamu. Umístění položky je jen na Vás, protože s přeneseným údajem se pracuje stejně jako s jakýmkoliv jiným textem, je možné jej přesunout, kopírovat apod. Jakmile máte doplněny všechny názvy sloupců (atributů), které potřebujete, přejdete ke kroku č. 3.

Krok č. 3 – nastavení propojení

V tomto kroku musíme informačnímu systému říct základní informace o tom, že má vzít Vámi vytvořený dokument (šablonu), doplnit do něj údaje a uložit. Je tedy potřeba zadat cestu k šabloně, určit, jak se má vygenerovaný soubor jmenovat, a cestu, kam se má uložit. Jde o velmi jednoduchou a intuitivní záležitost. Máte možnost si také zvolit název generovaných souborů, nechat si je před uložením zobrazit apod.

Nyní už se opravdu stačí jen postavit na záznam v Helios Orange a vygenerovat dokument, který bude spojením šablony vytvořené v MS Word a správně vyplněných konkrétních údajů z IS Helios. Jen doplním informaci, že takto nastavených propojení můžete mít více a jejich vytvoření není časově náročné. Navíc zamezíte chybovosti při přepisování údajů a zefektivníte vystavování dokumentů.

Líbí se Vám výše uvedené řešení? Pokud Vás zajímají bližší informace, kontaktujte svého implementátora, který Vám pomůže s nastavením. Pokud zvažujete pořízení systému Helios Orange nebo jste již našim zákazníkem, kontaktujte společnost DATAMIX Solutions pro získání dalších informací. Využijte e-mailové adresy: datamix@datamix.eu nebo telefonního čísla 608 861 054.




Mohlo by Vás dále zajímat

Helios silver partner

Silver partner pro HELIOS Orange

8. 01. 2018

Vážení zákazníci, s radostí Vám oznamujeme, že jsme i pro letošní rok 2018 obhájili u společnosti Asseco Solutions, a.s. status Silver partner pro informační systém HELIOS Orange. Děkujeme Vám za přízeň, i díky Vám jsme …

Pokračovat ve čtení

program pro půjčovny sportovního vybavení

Novinky DATAMIX Rent/ IBR verze 2.67

18. 11. 2019

Přinášíme opět výčet zajímavých novinek v naší moderní aplikaci DATAMIX Rent určené pro půjčovny sportovního vybavení, strojů, zdravotních pomůcek, lyžařských škol. Do nové sezóny 2019 přinášíme verzí 2.67 tyto novinky: Lepší způsob práce s ceníky …

Pokračovat ve čtení

Řízení auditů, neshody

QMS – Řízení auditů, neshody

6. 06. 2016

V dnešní době se bez systému řízení kvality neobejde žádná společnost, všechny společnosti prochází pravidelnými interními a externími audity, ze kterých plynou neshody a následná nápravná opatření, které je potřeba vyřešit a také jim preventivním opatřením …

Pokračovat ve čtení

program pro půjčovny sportovního vybavení

Novinky DATAMIX Rent/ IBR verze 2.66

5. 10. 2019

Přinášíme opět výčet zajímavých novinek v naší moderní aplikaci DATAMIX Rent určené pro půjčovny sportovního vybavení, strojů, zdravotních pomůcek, lyžařských škol. Do nové sezóny 2019 přinášíme verzí 2.66 tyto novinky: Lepší způsob práce s ceníky …

Pokračovat ve čtení

ERP systém

Seminář moderní způsoby řízení pro moderní firmu za pomoci informačních technologií

29. 08. 2019

Zajímáte se o rozvoj firem, řízení, procesy a informační technologie k tomu určené? Jste nadšenec do těchto témat? V tom případě investujte pouze svůj čas do semináře, který pořádáme dne 25. září 2019 v Olomouci. …

Pokračovat ve čtení

Představujeme vám naši novou cloudovou aplikaci DATAMIX ÚDRŽBA

18. 05. 2021

Cloudová aplikace DATAMIX ÚDRŽBA je určena pro továrny a výrobní společnosti, které chtějí digitalizovat evidenci údržby a plánovat úkony údržby. Klíčové funkce aplikace DATAMIX ÚDRŽBA Základním úkolem aplikace je evidovat počet oprav. Z těchto dat lze získat …

Pokračovat ve čtení

Další články najdete zde

logo Datamix Solutions s.r.o.